5 cách giúp trường học an toàn hơn với tính năng quản lý khách tham quan sáng tạo

Không có cách tiếp cận 'một kích thước phù hợp cho tất cả' để quản lý khách truy cập--một kế hoạch an toàn toàn diện phải bao gồm các hoạt động kiểm tra dựa trên dữ liệu và dựa trên con người

Một khía cạnh quan trọng của an toàn trường học là giám sát những người ra vào khuôn viên trường, bao gồm cả khách tham quan. Việc quản lý khách tham quan có thể phức tạp vì khuôn viên trường học thường có nhiều lối vào khác nhau. Trong những năm gần đây, các trường học đã nỗ lực nâng cao tất cả các biện pháp an toàn trong trường, bao gồm cả việc quản lý khách thăm quan. Trên thực tế, nghiên cứu gần đây của Trung tâm Nghiên cứu Pew cho thấy 98% trường học yêu cầu khách đến thăm phải đăng ký và đeo huy hiệu.

Các trường học có thể nhấn mạnh việc bảo vệ học sinh và nhân viên bằng cách yêu cầu khách đến thăm phải đeo thẻ an toàn dành riêng cho khách để có thể theo dõi vị trí của họ khi ở trong khuôn viên trường. Ngược lại với huy hiệu an toàn của nhân viên, vốn chỉ cung cấp thông tin vị trí sau khi cảnh báo được đưa ra để duy trì quyền riêng tư của nhân viên, huy hiệu dành cho khách sẽ theo dõi vị trí của khách trong thời gian thực khi ở trong khuôn viên trường.

Các giải pháp quản lý khách truy cập có thể giám sát tất cả khách truy cập, bao gồm nhưng không giới hạn ở phụ huynh, tình nguyện viên, nhà thầu và nhà cung cấp, đồng thời có thể gắn cờ xem có khách truy cập nào không được phép vào sân trường hay không. Qua kinh nghiệm của tôi với tư cách là một cựu nhà giáo dục và giám đốc học khu, tôi đã xác định được năm cách sau đây để giữ cho các trường K-12 an toàn hơn bằng các chiến lược quản lý khách thăm quan tốt hơn:

Tiến hành sàng lọc khách tham quan

Các chuyến thăm trường diễn ra hàng ngày; do đó, chúng phải được sắp xếp hợp lý và đảm bảo an toàn hơn cho sinh viên và nhân viên thông qua các giao thức và thủ tục. Trong những năm trước, các trường học có thể có rất ít hoặc không có chương trình cố định khi ghi lại lượng khách đến thăm trường. Trong thời đại ngày nay hiện đại hơn với những tiến bộ công nghệ, có nhiều bước có thể được thực hiện hơn để đảm bảo môi trường học đường an toàn hơn. Việc kiểm tra lý lịch của khách trước khi cho phép họ vào khuôn viên trường là một trong những bước quan trọng. Thông qua việc sàng lọc khách tham quan, các trường học có thể xác nhận lý do và mối quan hệ đằng sau việc khách tham quan đến trường. Ngoài ra, việc sàng lọc này cũng có thể cho phép tùy chỉnh danh sách những người bị cấm. Điều này nhằm bảo vệ sinh viên và nhân viên khỏi những cá nhân khiến họ gặp nguy hiểm.

Có sẵn công nghệ để cảnh báo tức thời về khách truy cập

Có nhiều mức độ phức tạp khi nói đến hệ thống quản lý khách truy cập. Cảnh báo tức thì có thể cung cấp thông tin chi tiết cho nhân viên trường về tình trạng của khách trong trường. Thông qua các thông báo kín đáo, quản trị viên có thể biết ai đang cố gắng đến thăm trường. Ví dụ: nếu ai đó trong danh sách người bị cấm tùy chỉnh đang cố gắng vào trường, nhân viên tài nguyên của trường có thể được biết thông qua một thông báo kín đáo mà khách không biết rằng những người khác đang được cảnh báo. Những thông báo nhận thức này cũng có thể được thực hiện thông qua email và tin nhắn văn bản SMS.

Cung cấp các bản phát hành an toàn cho học sinh/sinh viên

Khi học sinh được đón về sớm, tan học sớm hoặc bất kỳ tình huống nào có thể làm thay đổi thói quen thông thường của học sinh ở trường, cần có các biện pháp an toàn để đảm bảo học sinh được đón về theo cách được phụ huynh chấp thuận hoặc người giám hộ. Những lần phát hành bất thường này cũng là lúc để tiến hành kiểm tra lý lịch đối với người lớn đón học sinh để xác nhận rằng những người này được phép và đứa trẻ sẽ được an toàn.

Sử dụng báo cáo chi tiết cho tất cả các hoạt động của khách truy cập

Tất cả dữ liệu liên quan đến hệ thống quản lý khách truy cập phải được ghi lại và tất cả nhân viên có thể truy cập thông qua bất kỳ thiết bị kết nối internet nào để giảm thiểu những sai sót có thể ảnh hưởng đến sự an toàn của học sinh. Khi có nhiều bộ phận chuyển động trong hệ thống trường học, điều quan trọng là phải có một điểm tham chiếu khi đề cập đến vị trí của trẻ vì sự an toàn của chúng. Hệ thống an toàn trường học của bạn phải có một vị trí chứa thông tin này. Trong dữ liệu được ghi lại của bạn, tất cả số giờ của khách và nhân viên trong tòa nhà phải được ghi lại đến từng phút–điều này bao gồm cả giáo viên, người thay thế, nhân viên khác và tình nguyện viên. Trong trường hợp khẩn cấp, bạn muốn chắc chắn rằng tất cả mọi người trong tòa nhà đều có mặt.

Tất cả dữ liệu có sẵn phải được xem xét khi khách truy cập đăng ký. Điều quan trọng là phải thực hiện đánh giá bắt buộc về ảnh và kiểm tra lý lịch mỗi lần khách đăng ký, bất kể nhân viên xử lý có nhận ra hoặc biết khách hay không. Danh sách người bị cấm có thể thay đổi, do đó, cần phải tuân thủ các thủ tục trong mỗi lần nhận phòng riêng lẻ.

Nếu một nhân viên không chắc chắn về tình huống liên quan đến khách tham quan, họ có thể truy cập ngay vào các báo cáo về khách tham quan. Mục đích chính của việc này không hoàn toàn là để thuận tiện mà còn để tiết kiệm thời gian trong tình huống có thể là trường hợp khẩn cấp về an toàn.

Tích hợp hệ thống định vị khách truy cập với các hệ thống khác của trường

Cho dù bạn đang muốn thêm tính năng quản lý khách truy cập vào hệ thống hiện tại của mình hay đang tìm kiếm một sản phẩm hoàn toàn mới, điều quan trọng là lựa chọn của bạn phải phù hợp với bất kỳ hệ thống thông tin học sinh nào khác mà bạn đã triển khai trong trường của mình. Việc đồng bộ hóa sẽ đảm bảo sự chấp nhận cao hơn từ nhân viên, sự thuận tiện cho tất cả các bên liên quan và tăng cường tham chiếu chéo giữa các thông tin của sinh viên. Đồng bộ hóa các cuộc họp của sinh viên, điểm danh hàng ngày và mã thời gian trực tiếp với SIS của bạn là rất quan trọng để yếu tố thu hút khách truy cập thành công trong kế hoạch của bạn.

Kế hoạch an toàn trường học được phát triển thông qua việc lập kế hoạch và đánh giá cẩn thận nhu cầu và thách thức của từng trường học. Không có cách tiếp cận 'một kích thước phù hợp cho tất cả' để xử lý việc quản lý khách truy cập, do đó, một kế hoạch an toàn toàn diện phải bao gồm các hoạt động kiểm tra dựa trên dữ liệu và dựa trên con người. Sau khi kế hoạch an toàn được phát triển và phê duyệt, việc đảm bảo sự đồng tình và hiểu biết từ những người sẽ thực thi kế hoạch là rất quan trọng. Một chiến lược mạnh mẽ để xử lý việc quản lý khách tham quan sẽ giúp tránh những sơ suất không cần thiết và đảm bảo an toàn cho học sinh.

www.eschoolnews.com